公司在经营过程中需要遵守各种法律法规,维护社会公平正义和环境可持续发展。为了帮助大家更好地理解公司总结的写作方法,小编为大家收集了一些实例供参考。
公司文件管理制度
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3.1文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责。
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5.1.1一级文件:公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件:规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件:各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等,包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件:表格、表单类文件,凡记录作业结果所用的表格等。
注:各部门代号。
部门代码部门代码部门代码部门代码。
长期有效的文件予以编号和标识,控制其发放,回收作废失效版本;。
一次性或短时间有效的文件过期自然失效,以其标题、日期作为标识,不必跟踪回收其过期版本。
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批。
(1)公司级行政性文件:公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告,由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件:如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度,由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件:各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告,由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管。
7.2.1文件归档。
(1)经审批后的文件,人事行政部负责填写“文件/记录目录”,并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新,并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.2.2文件发放。
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放:
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;。
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;。
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本,人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量,填写发放编号,并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件,收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅。
(1)文件保管:所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门,文件持有者使用有效版本,并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”,管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份,并作出版本标识,采用密码进行保护,限定查阅及使用范围,由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职,应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废。
7.3.1文件更改。
(1)当文件不适应需要更改时,由文件归口部门提出,并实施具体更改工作,文件更改必须符合统一性、协调性,必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时,可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为a版(b、c、d等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为:每版文件同一版本内可以允许修改10次,即修改状态号最高是10,当超过10次时,文件换版,即由a版升为b版,以此类推。特殊情况下,换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所,对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查,并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁。
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时,原文件应作废收回,作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收,并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时,对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁,并记录在《文件销毁(留用)记录表》中,若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.5.1外来文件接收与归口。
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件,由人事行政部统一收集管理,并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后,交由相关部门传阅执行,履行完毕后,由执行部门记录执行情况,交档案室备档。
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理,秘密信息以载体形式归档后,交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则:
文件密级发放、传阅范围。
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象。
机密公司部门负责人以上人员,机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象。
秘密公司部门主管级以上人员,秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象。
公司文件保密管理制度
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3.1文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5.1文件分级
5.1.1一级文件:公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件:规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件:各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等,包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件:表格、表单类文件,凡记录作业结果所用的表格等。
6.1文件编号:公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注:各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
长期有效的文件予以编号和标识,控制其发放,回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效,以其标题、日期作为标识,不必跟踪回收其过期版本。
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件:公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告,由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件:如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度,由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件:各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告,由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件,人事行政部负责填写“文件/记录目录”,并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新,并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放:
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本,人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量,填写发放编号,并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件,收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管:所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门,文件持有者使用有效版本,并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”,管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份,并作出版本标识,采用密码进行保护,限定查阅及使用范围,由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职,应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时,由文件归口部门提出,并实施具体更改工作,文件更改必须符合统一性、协调性,必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时,可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为a版(b、c、d等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为:每版文件同一版本内可以允许修改10次,即修改状态号最高是10,当超过10次时,文件换版,即由a版升为b版,以此类推。特殊情况下,换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所,对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查,并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时,原文件应作废收回,作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收,并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时,对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁,并记录在《文件销毁(留用)记录表》中,若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件,由人事行政部统一收集管理,并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后,交由相关部门传阅执行,履行完毕后,由执行部门记录执行情况,交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理,秘密信息以载体形式归档后,交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则:
文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员,秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
公司文件管理制度
为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
文件收发管理由行政办公室统一负责。
工作内容。
公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。
公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。
经签发的.文件原稿送办公室存档。
外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。
公司文件管理制度
加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
1、行政人事部:
1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;
2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;
3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;
6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员:
1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;
2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;
3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;
3、各部门档案主管人员
公司文件管理制度及流程
总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。
适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集。
公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部)。
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部)。
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:行政部)。
4、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门:行政部)。
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门:行政部)。
6、公司的请示与上级批复文件(主要收集部门:行政部)。
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门:行政部)。
8、公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门:财务部)。
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门:行政部)。
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门:财务部、行政部)。
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门:行政部)。
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门:行政部)。
14、公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门:行政部)。
15、公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇(职)等工作及干部奖惩等文件材料;(主要收集部门:行政部)。
16、公司员工档案转移的介绍信及存根;(主要收集部门:人力资源及行政部)。
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;(主要收集部门:财务部、行政部)。
18、公司重大活动中形成的.请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(主要收集部门:行政部)。
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件(主要收集部门:人力资源及行政部)。
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版,最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。(主要收集部门:晒图室)。
二、立卷归档。
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。
(1)各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料,由各部专业集中统一保管。
(2)归档的文件材料必须按年度立卷,业务范围及当年工作任务,编制文件材料的编号类别。
(3)文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。
(4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管。
1、档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查,平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅。
1、借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。
2、借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。
4、归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁。
经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密。
1、档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司文件保密管理制度
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责
3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文(通知、通告)等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件(设计图样、产品bom、检验标准、规范测试)等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件(由打样工厂负责)。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负责人审核,总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.3 非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)
5.1 文件的分类
5.1.1 文件属性分类
(1)质量体系文件:质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
(2)行政性文件:公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
(3)管理性文件:公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等,如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
(4) 技术性文件:产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
(5) 外来文件:国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类
(1) 一阶文件:公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
(2) 二阶文件:公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
(3) 三阶文件:管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
(4) 四阶文件:各记录表单、报表等。
公司体系文件管理制度
对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。
适用于公司各部门。
3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。
3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。
3.3现场安全员进行监护。
4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。
4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。
4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。
4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。
4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。
4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。
4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。
4.8对于3米以上的高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。
4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。
4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。
4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。
4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
4.13高空作业、吊装以及需四人以上的.搬运重物,须设专人指挥。
4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。
4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
《安全员巡查记录表》
《紧急事件处理记录表》
公司档案及文件管理制度
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间。
对公司规定应当立卷归档的材料,必须由档案形成部门按规定收集、整理后,定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理,任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
(1)文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
(2)会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
(3)设备档案在设备安装后一周内归档。
(4)特种载体档案,随时归档。
(5)合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求。
(1)归档的文件材料必须完整、准确、系统。
(2)归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
(3)归档材料除外部原因外原则上采用a4纸型。
(4)归档时必须填写移交目录,办理交接手续。
(5)归档的材料原则上应装订成册,确实不能装订成册的`,由经办人说明原因,由档案员接受不成册的资料后装订成册。
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案,因特殊情况需借出者,要经公司有关领导同意后并办理借出手续,归还时对所借档案应予以检查核对,并注销。
2、借阅档案必须经领导批准,机密以上档案一律在档案室查阅,不得借出。
3、外单位要查阅档案,需经本公司有关领导书面同意批准,方可借阅,借阅人要登记签名。
4、借阅者要爱护档案,不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失,如发现以上情况,视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密,不得转借他人,不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准,摘抄的档案内容必须经档案人员核对,加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案,管理人员应及时催还。
1、认真执行公司的商业和技术保密制作,维护档案的安全,做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员,严格遵守保密制度,不准将档案给无关人员翻阅,若有泄露,按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守,遵守纪律。不得擅自涂改,拆页和销毁档案,不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围,对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案,必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动,必须办理交接手续,移交时进行清点、核对,以确保档案的完整与安全。
公司文件档案管理制度
为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3正文
3.1文件资料的收集
3.1.1收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项:
3.1.1.1上级来文
(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;
(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件;
(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;
(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
(6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;
(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;
(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;
(18)公司签订的各种合同、协议等材料;
(20)各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中应注意的问题
3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同时收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存档,但特别重要的文件例外。
3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件,一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单,应随文件一起存档。
3.1.2.6有请示无批复的文件,应当查明原因,采取补救措施补齐,没有书面文件的,应注明情况,并加盖公章。
3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿,应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8经多方查找,证明确实已丢失的文件,应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因,加盖公章,替代所丢文件归档。
3.2立卷归档
3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分类
应先按文件材料的重要性,在收藏时间上分为永久、长期、短期三种,然后依据事先编好的立卷类目,从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各单位形成的文件,自行立卷;
3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件,由承办单位立卷;
3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件,由承办单位立卷;非专业性文件,由办公室立卷。
3.2.4归档
3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕,交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的,由其职能部门负责管理)。
3.2.4.2各种文件、资料,按一定的特征进行排列和系统化,必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.2.4.4卷必须整齐,底图一律按要求存放,以便保管、查阅。
3.3档案保管
3.3.1档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3底图入库要认真检查,平放或卷放。
3.3.4库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4档案借阅
3.4.1借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。
3.4.2借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。
3.4.3借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。
3.4.4归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6底图一般不予外借。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料,经公司领导批准,可以定期销毁。
3.6档案统计
3.6.1销毁秘密公文,应进行登记,有2人监督,保证不丢失、不漏销。
3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外,还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4统计数字要准确真实。
3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计,以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7档案保密
3.7.1档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。
3.7.2不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3档案资料不准带到公共场所。
物业公司文件管理制度
一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。
二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。
四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。
八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。
九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理
第二节文书打印
一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。
三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。
四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。
七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。
一、行文类别
(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。
(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。
公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203
文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0
章节内容:公文处理管理制度第2页共2页
(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批复:答复请示事项,用'批复'。
(六)通知:传达上级的指示,要求下级 办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。
(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。
(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。
(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。
(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。
(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。
(十二)其他:
1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。
2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。
3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。
二、书写格式
(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。
(二)边距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。
(五)装订要求:左侧装订,不掉页。
(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。
(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。
(八)附件 :有附件的应标注清楚
(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。
(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。
(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。
三、内容要求:
(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。
(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。
(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。
物业公司文件管理制度
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围。
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责。
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4。
5、工作程序和管理办法。
5.1文件的产生。
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.2文件、资料的类别。
5.2.1受控文件。
a)内业资料;。
b)图纸资料;。
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;。
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;。
e)与服务过程有关的合同协议;。
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件。
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:。
a)内行文、外行文:1。
b)未被质量体系引用的外来文件:2。
c)与服务过程无关的合同协议:3。
d)未被质量体系引用的法律法规:4。
e)行业标准性文件:5。
f)照片、录像带:6。
g)电脑贮存:7。
5.3文件、资料目录的索引号。
x-x.x-xx。
文件盒编号。
同号柜序列号。
文件柜编号。
文件类别编码。
5.4文件、资料归档与管理。
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放。
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还。
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定。
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的`证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失。
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新。
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁。
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格。
序号。
名称。
编号。
存放地点。
存放时间。
1
qr―wd01―02―01。
办公室。
一年。
2
[存档备案资料目录]。
qr―wd01―02―02。
办公室。
长期。
3
[文件分发登记表]。
qr―wd01―02―03。
办公室。
一年。
4
[文件、资料借阅登记表]。
qr―wd01―02―04。
办公室。
一年。
5
[文件复印登记表]。
qr―wd01―02―05。
办公室。
一年。
6
[文件补发申请表]。
qr―wd01―02―06。
办公室。
一年。
7
[作废、销毁文件登记表]。
qr―wd01―02―07。
办公室。
一年。
公司文件保密管理制度
一、为建立组织,健全制度,使公司各项管理制度、规范化、,特制订本规定,凡本公司所属员工都应遵守本规定。
二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外,皆按本规定办理。
三、本公司员工应团结友爱,忠于职守,遵守公司各项规章制度,服从各级主管人员的合理指挥与安排,不得阳奉阴违或敷衍塞责。
四、本公司员工应遵纪守法,努力学习科学文化知识,不断提高自身修养。
五、本公司员工对内应认真工作,爱惜公物,减少损耗,提高业务水平和工作效率,对外应严守公司商业机密(公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密)。
六、本公司员工应尊重公司信誉,除办理本公司指定外,不得擅用本公司名义,严禁用公司名义在外招摇撞骗。
七、本公司员工对外接洽事项时(包括电话洽谈),应态度谦和,特别注意文明用语,不得满怀不满情绪,有损害公司形象的行为。
八、本公司员工应遵守国家法律,严禁有酗酒闹事,吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。
九、本公司员工应发扬团队精神,心胸豁达,勤奋敬业,始终保持勤俭创业的精神。
十、本制度经行政会议通过后,试用实施,若试用期间有疑问,可向行政部以书面形式提出意见,再由行政部组织会议研究修订,其他任何人员不得擅自修改。